De btw-hervorming in de EU verandert de manier waarop we factureren-DocuWare helpt u om voorop te blijven lopen.

In heel Europa verandert de manier waarop bedrijven omgaan met facturatie door een digitale transformatie. Als onderdeel van de btw-hervorming in de EU worden traditionele papieren facturen en ongestructureerde pdf's geleidelijk vervangen door machinaal leesbare e-facturen. Vanaf 2030 zullen gestructureerde elektronische facturen - die formaten gebruiken zoals XRechnung, Factur-X of andere op XML gebaseerde standaarden - verplicht zijn voor alle B2B-factuuruitwisseling en rapportage aan belastingdiensten in de hele Europese Unie.

Om deze verschuiving te kunnen doorstaan, moeten organisaties niet alleen hun facturatieprocessen digitaliseren, maar ook zorgen voor volledige naleving van de EN 16931-norm van de EU. DocuWare - een robuust, cloud platform voor documentbeheer en workflowautomatisering dat bedrijven helpt hun activiteiten toekomstbestendig te maken en zich met vertrouwen aan te passen.

Het nieuwe tijdperk van e-facturatie

De overstap naar e-facturatie is niet alleen een regelgevend selectievakje. Het is een strategische kans om financiële processen te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de administratieve overhead te verminderen.

Onder het aankomende mandaat zullen bedrijven ervoor moeten zorgen dat elke factuur die ze uitgeven of ontvangen gestructureerd is in een conform formaat en klaar is voor geautomatiseerde verzending en archivering. Het handmatig invoeren van gegevens, scannen en e-mailen van facturen is niet langer voldoende.

DocuWare is gebouwd voor deze verschuiving. Door end-to-end automatisering te bieden voor het vastleggen van facturen, validatie, goedkeuringsworkflows en veilige archivering, helpt DocuWare ervoor te zorgen dat uw organisatie klaar is voor veranderingen in de regelgeving, terwijl het ook efficiëntie en kostenbesparingen op de lange termijn oplevert.

Hoe DocuWare E-facturatie ondersteunt

DocuWare voorziet bedrijven van de tools die nodig zijn om e-facturatie in elke fase van het proces te omarmen:

• Facturen ontvangen: DocuWare vangt inkomende gestructureerde facturen op, extraheert belangrijke gegevensvelden met behulp van intelligente indexering en routeert ze voor goedkeuring - alles automatisch.

• Uitgaande facturen: Uitgaande facturen kunnen worden gegenereerd en geformatteerd om te voldoen aan specifieke regionale of wettelijke vereisten, inclusief op XML gebaseerde structuren die zijn afgestemd op EN 16931.

• Audit-klare archivering: Elke factuur wordt veilig opgeslagen in een doorzoekbaar digitaal archief, compleet met controletrajecten en toegangscontroles ter ondersteuning van nalevings- en belastingcontroles.

• Automatisering van workflows: Met de ingebouwde tools voor het maken van digitale goedkeuringsworkflows elimineert DocuWare de noodzaak voor handmatige routering, versnelt het de verwerking en vermindert het de kans op fouten.

Deze allesomvattende aanpak zorgt niet alleen voor naleving van de aankomende EU-regelgeving, maar verbetert ook de flexibiliteit, transparantie en controle op alle financiële afdelingen.

Wat is er nieuw in DocuWare?

DocuWare blijft zich ontwikkelen met de behoeften van moderne bedrijven. Een van de nieuwste innovaties is de Beta Workflow Designer-een nieuw ontworpen interface die het maken van geautomatiseerde documentworkflows vereenvoudigt.

Met deze intuïtieve tool kunnen gebruikers documentprocessen bouwen, wijzigen en visualiseren zonder complexe codering of technische expertise. Of het nu gaat om het goedkeuren van facturen, het verlengen van contracten of het inwerken van werknemers, met de Workflow Designer is het eenvoudig om stappen in kaart te brengen, verantwoordelijkheden toe te wijzen en triggers in te stellen op basis van documentgegevens.

In combinatie met de voortdurende verbeteringen op het gebied van beveiliging, cloud en mobiele toegankelijkheid blijft DocuWare een betrouwbare partner voor digitale transformatie, of u nu net aan uw reis begint of uw bestaande processen optimaliseert.

Klaar om uw facturatie toekomstbestendig te maken?

Nu de 2030 EU e-facturatie deadline nadert, is het tijd om te handelen. Organisaties die zich proactief aanpassen aan gestructureerde e-facturatie zullen niet alleen voldoen aan de verwachtingen op het gebied van regelgeving, maar zullen ook operationele voordelen behalen die zich uitstrekken over hun financiële en inkoopfuncties.

DocuWare is meer dan een documentbeheersysteem: het is een platform dat compliance, automatisering en digitale volwassenheid mogelijk maakt.

Heb je hulp nodig bij de overstap of wil je meer weten over wat DocuWare te bieden heeft?

Neem contact op met uw Partner Success Manager of ga naar ordiginal.com voor meer informatie.