Die EU-Mehrwertsteuerreform verändert die Art und Weise, wie wir Rechnungen ausstellen - DocuWare hilft Ihnen, die Nase vorn zu haben.

In ganz Europa verändert ein digitaler Wandel die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen bearbeiten. Im Rahmen der EU-Mehrwertsteuerreform werden herkömmliche Papierrechnungen und unstrukturierte PDF-Dateien zugunsten von maschinenlesbaren elektronischen Rechnungen abgeschafft. Ab 2030 werden strukturierte elektronische Rechnungen - unter Verwendung von Formaten wie XRechnung, Factur-X oder anderen XML-basierten Standards - für den gesamten B2B-Rechnungsaustausch und die Berichterstattung an die Steuerbehörden in der Europäischen Union erforderlich sein.

Um diesen Wandel zu bewältigen, müssen Unternehmen nicht nur ihre Rechnungsstellungsprozesse digitalisieren, sondern auch die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 sicherstellen. Hier kommt DocuWare ins Spiel - eine robuste, cloud Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungsplattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Abläufe zukunftssicher zu gestalten und mit Zuversicht anzupassen.

Das neue Zeitalter der elektronischen Rechnungsstellung

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist nicht nur ein vorgeschriebenes Kästchen. Es ist eine strategische Chance, die Finanzprozesse zu rationalisieren, die Genauigkeit zu verbessern und den Verwaltungsaufwand zu verringern.

Im Rahmen des neuen Mandats müssen die Unternehmen sicherstellen, dass jede Rechnung, die sie ausstellen oder erhalten, in einem konformen Format strukturiert und für die automatische Übermittlung und Archivierung vorbereitet ist. Die manuelle Dateneingabe, das Scannen und der Versand von Rechnungen per E-Mail werden nicht mehr ausreichen.

DocuWare ist für diesen Wandel gemacht. Durch die durchgängige Automatisierung von Rechnungserfassung, -validierung, -freigabe und sicherer Archivierung stellt DocuWare sicher, dass Ihr Unternehmen für die gesetzlichen Änderungen gerüstet ist - und ermöglicht gleichzeitig langfristige Effizienz und Kosteneinsparungen.

Wie DocuWare die E-Invoicing Compliance unterstützt

DocuWare gibt Unternehmen die notwendigen tools an die Hand, um E-Invoicing in jeder Phase des Prozesses einzusetzen:

• Rechnungen empfangen: DocuWare erfasst eingehende strukturierte Rechnungen, extrahiert die wichtigsten Datenfelder durch intelligente Indizierung und leitet sie zur Freigabe weiter - alles automatisch.

• Ausstellen von Rechnungen: Ausgangsrechnungen können erstellt und formatiert werden, um spezifische regionale oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, einschließlich XML-basierter Strukturen, die der EN 16931 entsprechen.

• Revisionssichere Archivierung: Jede Rechnung wird sicher in einem durchsuchbaren digitalen Archiv gespeichert, komplett mit Prüfprotokollen und Zugriffskontrollen zur Unterstützung von Compliance und Steuerprüfungen.

• Automatisierung der Arbeitsabläufe: Mit den integrierten tools zur Erstellung digitaler Genehmigungs-Workflows macht DocuWare die manuelle Weiterleitung überflüssig, beschleunigt die Bearbeitung und reduziert das Fehlerrisiko.

Dieser umfassende Ansatz gewährleistet nicht nur die Einhaltung der kommenden EU-Vorschriften, sondern verbessert auch die Flexibilität, Transparenz und Kontrolle in allen Finanzabteilungen.

Was ist neu in DocuWare?

DocuWare entwickelt sich mit den Anforderungen moderner Unternehmen weiter. Eine der jüngsten Neuerungen ist der Beta Workflow Designer - eine neu gestaltete Oberfläche, die das Erstellen von automatisierten Dokumenten-Workflows vereinfacht.

Mit diesem intuitiven tool können Benutzer Dokumentenprozesse ohne komplexe Kodierung oder technische Kenntnisse erstellen, ändern und visualisieren. Ganz gleich, ob Sie Workflows für die Rechnungsfreigabe, die Vertragsverlängerung oder das Onboarding von Mitarbeitern einrichten, mit dem Workflow-Designer können Sie ganz einfach Schritte abbilden, Zuständigkeiten zuweisen und Auslöser auf der Grundlage von Dokumentendaten festlegen.

Kombiniert mit kontinuierlichen Verbesserungen in den Bereichen Sicherheit, cloud und mobile Erreichbarkeit bleibt DocuWare ein zuverlässiger Partner für die digitale Transformation - egal, ob Sie am Anfang Ihrer Reise stehen oder ausgereifte Prozesse optimieren.

Sind Sie bereit, Ihre Rechnungsstellung zukunftssicher zu machen?

Da die Frist für die elektronische Rechnungsstellung in der EU bis 2030 näher rückt, ist es jetzt an der Zeit zu handeln. Unternehmen, die sich proaktiv an die strukturierte elektronische Rechnungsstellung anpassen, werden nicht nur die gesetzlichen Erwartungen erfüllen, sondern auch betriebliche Vorteile erzielen, die sich auf ihre Finanz- und Beschaffungsfunktionen erstrecken.

DocuWare ist mehr als ein Dokumentenmanagement-System - es ist eine Plattform, die Compliance, Automatisierung und digitale Reife ermöglicht.

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