PDF-documenten gebruiken voor veiligere documentworkflows!
Het wordt voor bedrijven steeds moeilijker om de veiligheid en integriteit van hun gegevens te garanderen, niet in het minst door de toenemende mobiliteit van werknemers. Medewerkers brengen meer tijd door buiten het kantoor en hebben toegang tot bedrijfsdocumenten van over de hele wereld, vaak met behulp van hun eigen apparaten.
Met mobiliteit en de nieuwste mogelijkheden voor het communiceren en reproduceren van informatie, neemt het risico van gegevensverlies toe. Wanneer ze verkeerd worden afgedrukt of verspreid, kunnen lijsten en documenten gemakkelijk in verkeerde handen vallen of per ongeluk of opzettelijk door werknemers worden gewist. Als klantontwerpen, contracten of andere vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, is dat niet alleen een concurrentienadeel voor het betrokken bedrijf of de betrokken onderneming. Wanneer gegevens verloren gaan of worden gestolen, kan het bedrijf ook financiële verliezen lijden of zware boetes opgelegd krijgen.
Beveiligd aanmaken, bewerken en archiveren van documenten? Dat zijn goede redenen om Kofax Power PDF Advanced te gebruiken.
Kofax Power PDF biedt alle beveiligingsfuncties voor het maken, circuleren en bewerken van PDF’s via een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface.
De 6 belangrijkste voordelen van Power PDF in een veilige digitale workflow zijn:
- Eenvoudige configuratie van lees-, bewerk-, kopieer- en afdrukbevoegdheden. Beperkingen kunnen per bestand worden gedefinieerd, voor standaard beveiligingsprofielen of door persoonlijke toegangsrechten toe te kennen via een Document Rights Management systeem, zoals Microsoft Active Directory Rights Management. Power PDF Advanced houdt ook rekening met alle beveiligingsinstellingen die kunnen worden toegewezen in het FileOpen DRM-systeem. Microsoft’s Active Directory Rechten Management Service (AD RMS) wordt ondersteund. Deze functie stelt beheerders in staat toegangsrechten te definiëren via de Rights Management interface en deze toe te passen op PDF-bestanden. Dit werkt zowel rechtstreeks met Power PDF als in SharePoint-workflows. Het is een effectieve methode om uw PDF-documenten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
- Sterke encryptie. Power PDF maakt gebruik van de industriestandaard AES-encryptie met een sleutellengte van 128 of 256 bits, en ondersteunt ook de Public Key Cryptography Standard (PKCS) #12, met behoud van achterwaartse compatibiliteit tot en met versie 1.1 van de PDF-standaard. Beveilig Word-documenten onmiddellijk wanneer ze als PDF worden opgeslagen.
- Automatische of handmatige verwijdering van gevoelige gegevens. Met Power PDF kunnen gevoelige gegevens zoals geboortedata, adressen, sociale zekerheids- en kredietkaartnummers automatisch worden gedetecteerd bij het scannen van papieren documenten, en worden geredigeerd of verwijderd. Verborgen informatie kan ook automatisch worden verwijderd voordat een document wordt verzonden.
- Digitale handtekeningen en certificaten. Documenten ondertekenen en verifiëren om hun authenticiteit en integriteit te garanderen. Power PDF ondersteunt PKCS#7- en CAdES-cryptografienormen voor het ondertekenen en certificeren van documenten.
- Snelle implementatie en integratie met bestaande systemen. Power PDF maakt niet alleen beveiligde documenten vanuit kantoorsoftware zoals Microsoft Office, maar het kan ook naadloos integreren in workflows met de nieuwste documentbeheersystemen, zoals HP Worksite, Microsoft SharePoint of OpenText eDOCS.
- Vergelijk twee versies van een document. Met Power PDF kan de gebruiker een vergelijking van verschillende bestandsversies bekijken.