L’utilisation de documents PDF pour des flux documentaires plus sécurisés
Il est de plus en plus difficile pour les entreprises de garantir la sécurité et l’intégrité de leurs données, notamment en raison de la mobilité croissante des employés. Le personnel passe de plus en plus de temps en dehors du bureau, accédant aux documents de l’entreprise depuis le monde entier, souvent en utilisant leur propre ordinateur.
Avec la mobilité et les nouvelles possibilités de communication et de reproduction de l’information, le risque de perte de données augmente.
Lorsqu’ils sont imprimés ou distribués erronément, les listes et les documents peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains ou être supprimés accidentellement ou délibérément par les employés. Si les résultats de recherches et développements, des projets clients, des contrats ou d’autres informations confidentielles tombaient entre de mauvaises mains, il ne s’agit pas seulement d’un désavantage compétitif pour l’entreprise concernée.
En cas de perte ou de vol de données, l’avantage concurrentiel ou la réputation de l’entreprise peuvent être affectés, mais celle-ci peut aussi être victime d’un préjudice, subir des pertes financières ou être condamnée à de lourdes amendes.
Création, édition et archivage sécurisés de documents – six bonnes raisons d’utiliser Kofax Power PDF Advanced
Kofax Power PDF offre toutes les fonctions de sécurisation pour la création, la distribution et l’édition de PDF sur une interface utilisateur conviviale. Les principaux avantages de Power PDF dans un flux de travail numérique sécurisé sont les suivants :
- Configuration facile des autorisations de lecture, d’édition, de copie et d’impression. Les restrictions peuvent être définies fichier par fichier, pour les profils de sécurité standard ou par l’attribution de droits d’accès personnels via un système de gestion des droits sur les documents tel que Microsoft Active Directory Rights Management. Power PDF Advanced prend également en compte tous les paramètres de sécurité qui peuvent être attribués dans le système FileOpen DRM. Le service de gestion des droits Active Directory de Microsoft (AD RMS) de Microsoft est pris en charge. Cette fonction permet aux administrateurs de définir des droits d’accès via l’interface de gestion des droits et de les appliquer aux fichiers PDF. Cela fonctionne aussi bien directement avec Power PDF que dans les flux de travail SharePoint. C’est une méthode efficace pour protéger vos documents PDF contre les accès non autorisés.
- Cryptage fortement sécurisé. Power PDF utilise le cryptage AES standard de l’industrie, avec une longueur de clé de 128 ou 256 bits, et prend également en charge le Public Key Cryptography Standard (PKCS) #12, tout en conservant la compatibilité avec la version 1.1 de la norme PDF. Les documents Word peuvent également être protégés directement lorsqu’ils sont enregistrés au format PDF.
- Suppression automatique ou manuelle des données sensibles. Avec Power PDF, les données sensibles comme les dates de naissance, les adresses, les numéros de sécurité sociale et de carte de crédit peuvent être détectées automatiquement lors de la numérisation de documents papier, et être « caviardées » ou supprimées. Les informations cachées peuvent également être supprimées automatiquement avant d’envoyer un document.
- Signatures et certificats numériques. Les documents peuvent être signés et authentifiés pour garantir leur authenticité et leur intégrité. Power PDF prend en charge les normes de cryptographie PKCS#7 et CAdES pour la signature et la certification des documents.
- Mise en œuvre et intégration rapides avec les systèmes existants. Power PDF permet non seulement de générer des documents sécurisés à partir de logiciels de bureautique tels que Microsoft Office, mais il peut également être intégré de manière transparente dans les flux de travail des systèmes de gestion documentaire les plus récents comme HP Worksite, Microsoft SharePoint ou OpenText eDOCS.
- Comparez deux versions d’un document. Power PDF permet à l’utilisateur de visualiser comparativement différentes versions de fichiers, en affichant clairement les différences entre les versions.