Verwendung von PDF-Dokumenten für sicherere Dokumenten-Workflows
Für Unternehmen wird es immer schwieriger, die Sicherheit
und Integrität ihrer Daten zu gewährleisten, nicht zuletzt wegen der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter verbringen immer mehr Zeit außerhalb des Büros und greifen auf auf Unternehmensdokumente von überall auf der Welt zu, oft über ihre eigenen Geräte.
Mit der Mobilität und den neuen Möglichkeiten der Kommunikation und Vervielfältigung von Informationen steigt das Risiko von Datenverlusten. Bei unsachgemäßem Ausdrucken oder Verteilen können Listen und Dokumente leicht in die falschen Hände geraten, dies kann dazu führe, dass Mitarbeiter Dokumente versehentlich oder absichtlich löschen.
Wenn Entwicklungsresultate, Kundenentwürfe, Verträge oder andere vertrauliche Informationen, in die in falsche Hände geraten, ist das nicht nur ein Wettbewerbsnachteil für das betroffene Unternehmen, sondern kann der Wettbewerbsfähigkeit oder den Ruf des Unternehmens schaden, außerdem kann es auch finanzielle Verluste oder hohe Geldstrafen nach sich ziehen.
Sichere Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten – sechs gute Gründe, Kofax Power PDF Advanced einzusetzen
Kofax Power PDF bietet alle Sicherheitsfunktionen zur Erstellung, Weitergabe und Bearbeitung von PDFs auf einer benutzerfreundlichen Bedieneroberfläche. Die wichtigsten Vorteile von Power PDF in einem sicheren digitalen Workflow sind:
1. Einfache Konfiguration von Lese-, Bearbeitungs-, Kopier- und Druckberechtigungen. Restriktionen können dateiweise definiert werden, für Standard-Sicherheitsprofile oder durch Zuweisung persönlicher Zugriffsrechte über ein Document Rights Management System wie z.B. Microsoft Active Directory Rights Management. Power PDF Advanced berücksichtigt auch alle Sicherheitseinstellungen, die im FileOpen DRM-System zugewiesen werden können. Microsoft’s Active Directory Rights Management Service (AD RMS) wird unterstützt. Diese Funktion ermöglicht es Administratoren, Zugriffsrechte über die Rights Management-Schnittstelle zu definieren und diese auf PDF-Dateien anzuwenden. Dies funktioniert sowohl direkt mit Power PDF als auch in SharePoint-Workflows. Es ist eine effektive Methode zum Schutz Ihrer PDF-Dokumente vor unbefugten Zugriff.
2. Starke Verschlüsselung. Power PDF verwendet den Industriestandard AES-Verschlüsselung, mit einer Schlüssellänge von 128 oder 256 Bit, und unterstützt auch den Public Key Cryptography Standard (PKCS) #12, unter Beibehaltung der Rückwärtskompatibilität bis hin zur Version 1.1 des PDF-Standards. Word-Dokumente können auchdirekt beim Speichern als PDF geschützt werden.
3. Automatisches oder manuelles Entfernen von sensiblen Daten. Mit Power PDF können sensible Daten wie Geburtsdaten, Adressen, Sozialversicherungs- und Kreditkartennummern beim Scannen von Papierdokumenten automatisch erkannt werden, und redigiert oder entfernt werden. Versteckte Informationen können auch automatisch vor dem Versand eines Dokuments entfernt werden.
4. Digitale Signaturen und Zertifikate. Dokumente können signiert und authentifiziert werden, um ihre Echtheit und Integrität zu gewährleisten. Power PDF unterstützt die Kryptografiestandards PKCS#7 und CAdES zum Signieren und Zertifizierung von Dokumenten.
5. Schnelle Implementierung und Integration in bestehende Systeme. Power PDF ermöglicht nicht nur die Erstellung von sicheren Dokumenten aus Software wie Microsoft Office, sondern lässt sich auch nahtlos in Workflows der neuesten Dokumentenmanagement-Systemen wie HP Worksite, Microsoft SharePoint oder OpenText eDOCS.
6. Vergleichen Sie zwei Versionen eines Dokuments. Power PDF ermöglicht dem Benutzer einen Vergleich verschiedener Dateiversionen einzusehen, der die Unterschiede der Versionen deutlich aufzeigt.
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